Dicas Gestão de Pessoas

Menos tempo, mais produtividade: como a tecnologia otimiza a folha de pagamento da sua empresa

Escrito por Cesar Brammer

O cálculo da folha de pagamento é um procedimento que deve ser realizado todos os meses por quaisquer empresas que possuam funcionários. Nesse documento, são registrados todos os dados relacionados ao histórico financeiro do colaborador, como rendimentos, férias, descontos, 13º salário, bonificações, horas extras, entre outros.

Até pouco tempo, os profissionais do Departamento Pessoal eram os encarregados de elaborar, manualmente, a folha de pagamento, um processo que demanda muito tempo e exige amplo conhecimento e constante atualização sobre a legislação fiscal e trabalhista, a fim de evitar quaisquer erros que possam prejudicar tanto o empregado quanto o empregador.

Nesse cenário, a tecnologia ganha força como aliada essencial desses setores, oferecendo um importante diferencial competitivo para a empresa no mercado. Sendo assim, não contar com sistemas que automatizam a folha de pagamento se tornou uma prática impensável, especialmente em tempos de eSocial, em que qualquer erro ou informação incompleta pode gerar multas e acarretar em custos elevados para a companhia.

Ainda hoje, porém, muitos líderes e tomadores de decisão desconhecem os impactos organizacionais e financeiros causados pela não implantação da tecnologia durante a geração da folha de pagamento e de ferramentas que garantam a descentralização de tarefas do Departamento Pessoal, aspectos que causam prejuízos gerados por conta do moroso trabalho manual, da falta de organização e do descontrole nos processos.

Para que se tenha uma ideia, um levantamento feito pela Ernst & Young com empresas brasileiras, em 2018, mostra que o processo de folhas de pagamento ainda não é totalmente automatizado em boa parte das companhias. De acordo com a pesquisa, 78% dos entrevistados afirmaram que existe a possibilidade de intervenção manual em alguma etapa do processo.

De certa forma, esses números mostram um comportamento que vai na contramão de um movimento cada vez maior de busca por eficiência, informatização e melhores resultados. Nesse sentido, a automatização de processos, evitando intervenções manuais, é fundamental para a garantia de uma folha de pagamento sem erros e, consequentemente, sem riscos de multas e outras dores de cabeça.

Importância da tecnologia na otimização da folha de pagamento

Ganhar tempo, reduzir custos e aumentar a produtividade. São coisas que toda empresa deseja e espera alcançar em seus processos.

Por meio da implantação de sistemas de automatização de folhas de pagamento, é possível realizar todas as funções concentradas no Departamento Pessoal e no RH de maneira automatizada, diminuindo a necessidade de retrabalho e reduzindo consideravelmente a incidência de erros – seja por falha, esquecimento ou omissão de informações.

Além disso, essas ferramentas oferecem, agilidade e segurança aos cálculos que precisam ser feitos. Mais do que ganhar tempo, isso fornece para a empresa dados mais precisos, possibilita a geração de uma folha sem erros e o correto envio das obrigações trabalhistas e previdenciárias ao governo, de modo a garantir segurança e estabilidade ao longo de todo o processo.

Com tudo isso em mente, elencamos algumas vantagens que o uso da tecnologia na gestão da folha de pagamento pode trazer para a sua empresa.

Agilidade

Do controle do ponto de cada colaborador ao envio de informações ao eSocial, todos os aspectos da folha de pagamento podem ser otimizados com o uso de sistemas, automatizando tarefas repetitivas e evitando erros típicos das funções que antes eram executadas manualmente.

Com um sistema de folha de pagamento, a empresa deixa de perder tempo com processos manuais e com possíveis incompatibilidades de dados, aspectos que reduzem a produtividade e aumentam o tempo gasto em determinado trabalho.

Assim, é possível agilizar processos, integrando as diferentes plataformas de informação e simplificando tarefas. Quaisquer dados divergentes podem ser realinhados rapidamente, eliminando gargalos e otimizando a produção.

Qualidade

Ferramentas automatizadas possibilitam o manejo de volumes infinitamente maiores de informação, tudo de forma organizada e padronizada. Além disso, estes sistemas facilitam a tarefa de encontrar e corrigir falhas, reduzindo o retrabalho e aumentando a qualidade dos processos. Outra vantagem é a possibilidade de geração de relatórios, gráficos e outras funcionalidades que servem de subsídios para a tomada de decisões.

E ainda, ao otimizar a folha de pagamento, setores como RH e Departamento Pessoal tornam-se livres de funções morosas e meramente operacionais e podem se dedicar a ações estratégicas dentro da empresa, colaborando mais assertivamente com as decisões da companhia.

Centralização e integração

A tecnologia permite ao DP centralizar as informações dos colaboradores, principalmente aquelas referentes à folha de pagamento, como gestão de benefícios, treinamentos, saúde e segurança do trabalho, entre outros dados exigidos pelo governo com o eSocial.

É importante lembrar que cada colaborador possui suas próprias especificidades, o que torna os cálculos da folha bem mais complexos, especialmente em empresas de maior porte. Um sistema automatizado reduz as chances de erros, evitando possíveis dores de cabeça, como reclamações e processos trabalhistas.

Nesse sentido, um exemplo de facilidade é a automatização dos pagamentos, processo que evita atrasos e possíveis esquecimentos e dá tranquilidade ao colaborador de que tudo estará em dia.

Controle e eficiência

Mensalmente, todas as empresas devem fazer seu balanço financeiro, buscando falhas e avaliando melhorias que podem ser adotadas. Por meio da tecnologia, é possível realizar  esses cálculos automaticamente e ter um maior controle das obrigações fiscais.

Isso se torna especialmente importante no final do ano, já que, nessa época, alguns desafios costumam surgir no processo de geração da folha de pagamento, como os recessos dos colaboradores e o 13º salário – sem falar do pouco tempo disponível para a execução dessas tarefas.

Auditorias internas e externas

Empresas de maior porte são obrigadas a passar por auditorias internas e externas para análise das suas demonstrações contábeis. Para isso, é necessário que a documentação financeira e fiscal da companhia não apresente qualquer inconsistência ou informação desalinhada.

Nesse sentido, a tecnologia facilita o acesso às cópias das folhas de pagamento de cada colaborador, tornando o processo muito menos dispendioso e muito mais organizado.

Viu só? Esses são apenas alguns exemplos de como a tecnologia pode ajudar a otimizar a folha de pagamento e trazer resultados quase que imediatos à sua empresa.

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Sobre o autor

Cesar Brammer

Cesar é Diretor de Serviços na HCM.

LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/cesar-brammer/

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