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Software de RH: entenda o impacto na diminuição de burocracias!

Escrito por HCM

Para fazer com que o seu departamento de Recursos Humanos deixe de ser somente uma sala dentro da organização e passe a atuar de maneira estratégica, nada melhor do que considerar o uso de um software de RH. Com eles você consegue reduzir a burocracia, otimizar tempo e apresentar resultados incríveis!

Quer saber mais sobre o assunto e como o uso desses sistemas pode simplificar sua vida? Então não deixe de acompanhar nossas dicas.

Boa leitura!

Quais são as vantagens ao usar um software de RH?

Tanto para administrar as atividades de rotina quanto para atuar no estímulo da produtividade de cada funcionário, o software pode ser útil para o RH.

Quando você conta com um sistema capaz de auxiliar na organização do dia a dia da empresa, fica mais fácil administrar as atividades de forma que isso se converta em ganho de produtividade pelos colaboradores. Assim, é possível aperfeiçoar sua gestão de pessoas, controlando ausências e avaliando desempenhos a partir de parâmetros mais claros como organogramas e indicadores e consultas a relatórios.

Tudo isso com a maior segurança. Usando um software de gestão de RH você faz com que a informação trabalhada se torne digital. Assim, ela pode ficar armazenada em servidores, sendo protegida por mecanismos como senhas e criptografia. Isso é fundamental para manter os dados sob sigilo.

Quais são os diferenciais de softwares de RH?

Se você ainda não se convenceu da importância de contar com um sistema automatizado para facilitar o seu trabalho com Recursos Humanos é porque, provavelmente, ainda não entendeu como o bom trato com os dados obtidos pode ser aperfeiçoado quando a equipe responsável pelo setor investe nesse tipo de ferramenta.

É justamente no trabalho com a informação operacional que o software de RH atua, coletando, registrando, analisando e distribuindo dados táticos, operacionais e estratégicos do setor. A importância disso é a garantia de uma informação melhor controlada, fundamental para criar vantagem competitiva no mercado.

É possível diminuir os erros com essa ferramenta?

A ação humana não está imune a erros. É assim com todos os setores de uma empresa. Entretanto, quando se investe num sistema automatizado de qualidade é possível reduzir a intervenção humana em certas ações mais sujeitas a riscos e, assim, diminuir significativamente a quantidade de erros cometidos.

Isso não significa substituir o homem pela máquina. Pelo contrário! A ideia aqui é justamente criar recursos para que a intervenção humana seja aperfeiçoada, ao automatizar processos que podem ser previamente estabelecidos.

Sendo assim, como garantir que os erros de cálculo sejam amenizados e até mesmo eliminados no setor de RH? Contando com um sistema em que as fórmulas já estejam previamente montadas e que dependa do responsável por ele somente para inserir os dados na ferramenta. Simples e prático. Muito diferente de quando você precisa se concentrar em realizar todo o processo para fazer cálculos.

Os softwares de RH garantem resultados em tempo real?

Se sua rotina exige resultados “para ontem”, então é hora de considerar mais um benefício do uso de softwares para RH. O imediatismo, tão comum na maioria das organizações, não precisa ser acompanhado de erros. Com a implantação de um sistema você pode obter resultados imediatos com qualidade, pois a ferramenta é desenvolvida de maneira planejada e para funcionar de maneira criteriosa.

Um sistema inteligente permite aos gestores obterem relatórios em tempo real, atendendo a uma demanda importante da empresa. A informação gerencial, extraída dos dados computados, permite assim tomadas de decisões capazes de garantir respostas úteis para o empreendimento em muito menos tempo.

Sendo assim, tanto para aperfeiçoar as ações dos colaboradores dentro da empresa, quanto para facilitar os procedimentos diante de resultados, um software de RH pode ser um aliado muito importante.

Como um software de RH pode auxiliar na criação de um RH estratégico?

O RH estratégico tem sido ponto chave para as organizações nos últimos anos. Entretanto, para se chegar a essa condição é preciso fazer todo um trabalho de reestruturação do departamento de RH que também envolve outros setores da empresa. Isso, de fato, não é tarefa simples.

Quando falamos em RH estratégico, precisamos, fundamentalmente, considerar as ferramentas que permitem a ele se organizar de maneira mais adequada para atuar em conformidade com os objetivos da empresa.

Sendo assim, como o software de gestão permite diminuir o peso da burocracia, a equipe pode se concentrar mais em ações como qualificação do processo de recrutamento e seleção, melhorias do clima organizacional, treinamento de colaboradores, entre outros.

Isso representa um avanço importantíssimo para que a atuação do RH se torne efetivamente mais estratégica.

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De que maneira o uso desse tipo de sistema pode auxiliar no ganho de eficiência para o setor?

Como você já deve ter percebido, os softwares podem colaborar com o setor de RH de uma empresa, entre outros motivos, por oferecerem a ele maior segurança para realizar diferentes tipos de operações. Assim, diminuindo a quantidade de riscos e evitando retrabalhos, é natural que a eficiência de sua equipe aumente de maneira considerável.

Dessa forma, você pode realizar ações importantes como cálculos da folha de pagamento, por exemplo, de maneira mais rápida e padronizada, evitando erros comuns que costumam gerar dores de cabeça em profissionais de RH. Da mesma maneira, outras tarefas podem ser facilitadas como as relativas a prazos, avaliação de desempenho, saúde e segurança do trabalho, etc.

E quanto à produtividade?

Ao otimizar o tempo da equipe de Recursos Humanos, de uma maneira em que a qualidade dos serviços seja aperfeiçoada, o software de RH oferece significativo ganho de produtividade para a empresa.

Além disso, ele reduz a complexidade das ações que, muitas vezes, são realizadas por pessoas específicas dentro dos departamentos. Quando um único funcionário se responsabiliza por lidar com planilhas, por exemplo, sempre que ele precisa se ausentar (casos como férias ou faltas), a empresa perde muito tempo até que o substituto tenha condições de ocupar sua função de maneira adequada.

É útil para o eSocial?

Um software de RH, garante procedimentos mais simplificados e acessíveis. Isso é muito importante, até mesmo porque, com a chegada do eSocial, as empresas deverão obrigatoriamente inserir algumas tarefas do dia a dia nesse sistemas.

Um dos principais impactos do eSocial é exigir das empresas a devida adaptação a ele para cumprir suas exigências. Isso, que num primeiro momento pode representar certo transtorno, em longo prazo, tende a otimizar os procedimentos e tornar não só a obtenção de informações mais facilitada pelos órgãos oficiais, como também a prestação de contas das empresas mais simplificada.

Para tanto, o uso de softwares de RH pode ser o caminho mais fácil para lidar com as obrigações legais e facilitar a inserção de informações a respeito de tarefas como medicina e segurança do trabalho.

E para se focar no que realmente interessa, é de se avaliar a terceirização de alguns serviços. 

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Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

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