Dicas Gestão de Pessoas

Saiba como reduzir os custos do RH em 7 passos

Escrito por HCM

A área de Recursos Humanos é extremamente importante para uma empresa. Afinal, a responsabilidade de realizar a gestão das pessoas, o principal ativo das companhias, é desse setor. Por isso, na hora de planejar reduzir os custos de RH, é essencial aplicar também medidas que engajem ainda mais os colaboradores.

O primeiro passo para que as ações obtenham sucesso é realizar uma comunicação clara, objetiva e transparente. Explique por que certas atitudes estão sendo tomadas. Esclareça a diferença que o trabalho de cada um faz e peça o apoio de todos na implementação das providências.

Abaixo, separamos 7 passos para reduzir os custos do RH de sua empresa. Inicie a aplicação dessas medidas e confira como até a cultura organizacional vai mudar e ganhar com isso:

Passo 1 – Monte um comitê de funcionários

Antes de colocar qualquer medida em prática, escute seus funcionários. Como a redução de custos os afetará diretamente, incluí-los no início do processo aumenta o engajamento e diminui a possibilidade de resistência.

Reforce o sentimento de pertencimento, peça a opinião deles, ouça e aplique as ações que forem possíveis. Explique, quando possível, o porquê de certas ideias não serem implementadas no período.

Aproveite o momento e institua a cultura da economia em geral:

  • Incentive que as leituras sejam digitais e diminua a quantidade de impressões;
  • Implemente campanhas de comunicação digital (transforme o que for possível em comunicados eletrônicos);
  • Promova campanhas para o uso de rascunhos;
  • Entusiasme todos a terem uma caneca ou garrafa para o consumo de bebidas no escritório;
  • Reduza a quantidade de viagens corporativas e reuniões externas (promova videoconferências quando possível);
  • Para qualquer ação que for realizar, peça, no mínimo, 3 orçamentos com fornecedores distintos e escolha o que apresentar melhor custo-benefício (não necessariamente o mais barato);
  • Incentive que todos apaguem as luzes ao sair, desliguem os monitores para almoçar e desliguem os PCs ao irem embora;
  • Promova ações para a economia de água.

Passo 2 – Utilize a tecnologia a favor do RH

Mapeie todos os processos de RH e estude quais podem ser automatizados para reduzir custos. Os softwares de RH digitalizam o controle de ponto, a folha de pagamento, as primeiras etapas do recrutamento ou da seleção e demais atividades operacionais que forem necessárias.

Isso permite que a equipe concentre seus esforços em atividades mais estratégicas e reduza custos. Além de desburocratizar algumas tarefas, o uso da tecnologia minimiza as chances de erros de cálculo e evita fraudes.

Passo 3 – Treine seus funcionários para reduzir os custos

Pode parecer contraditório indicar que sejam feitos investimentos em treinamentos em um momento de contenção de gastos. Mas não é. Destinar recursos para capacitações pode evitar que novas contratações (que oneram bastante o caixa da companhia) sejam feitas. Invista em um talento que você já possui e economize!

Além disso, você pode nomear alguns funcionários para participações em treinamentos e, posteriormente, para atuações como multiplicadores dos treinos. Você terá uma equipe motivada, capacitada e mais produtiva, sem precisar contratar facilitadores externos e gastar muito.

Passo 4 – Revise os benefícios oferecidos

Muitas vezes, é possível reavaliar os contratos com fornecedores e parceiros atuais. Peça para que revisem o valor dos serviços que oferecem atualmente e, em paralelo, busque no mercado opções com melhor custo-benefício, sem que haja prejuízos para os funcionários.

Além disso, é importante estudar possibilidades de dividir alguns custos com os colaboradores. Nesse caso, eles não ficam sem o benefício, mas também não pesa para a empresa.

Em último caso, corte os benefícios que julgar não haver possibilidade de redução de custo.

Passo 5 – Estude o que é possível terceirizar

Terceirizar algumas áreas e alguns serviços que não são o core business da empresa reduz o turnover, além de custos trabalhistas e previdenciários, uma vez que a contratação não é direta. É possível contar com mão de obra especializada, sem que haja a necessidade de desembolsar altos valores para isso.

Além disso, há uma considerável economia na obtenção de produtos e equipamentos, uma vez que a empresa fornecedora compra em larga escala por preços mais competitivos. Por exemplo: uma companhia de limpeza adquire os materiais utilizados por valores bem melhores, pois compra os produtos para todos os clientes de uma só vez.

Consultorias especializadas também ajudam a reduzir custos trabalhistas e tributários. Estude essa possibilidade.

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Passo 6 – Otimize o tempo de seus funcionários

Implante a cultura de realizar somente reuniões extremamente necessárias. Quando feitas, que sejam eficientes e tenham pautas, controle de tempo e horas bem definidas para início e término. Reuniões produtivas também reduzem custos.

Incentive a realização de horas extras somente para casos urgentes, apenas com aprovação do gestor imediato e da alta gerência. Além disso, estude a possibilidade de realizar um acordo com o sindicato do setor para efetivar que as horas extras trabalhadas sejam compensadas por meio de banco de horas.

Dissemine dicas de como melhorar a produtividade por meio da comunicação interna. Essa ação, além de evitar retrabalhos e erros, diminui custos do RH.

Passo 7 – Congele ações temporariamente

Algumas ações, como congelamento de aumentos e de contratações, devem ser feitas temporariamente. Planeje uma data para revisar se a saúde financeira da empresa já permite que elas retornem.

Também estude congelar as demissões por certo período: a saída de funcionários onera bastante, uma vez que a empresa precisa pagar remuneração, aviso prévio, férias, 13º e FGTS proporcionais. Cancele ou melhore o custo de contratos com fornecedores e prestadores de serviço. Demita funcionários efetivados somente em último caso.

Enfim, em momentos de crise ou contenção de gastos, é importante transformar a pressão em combustível para buscar fazer o melhor, mesmo com menor quantidade de recursos. O clima e o ambiente não precisam ficar pesados. Pelo contrário: o local de trabalho deve contribuir para que a empresa e os colaboradores enfrentem essa fase juntos, da melhor maneira possível.

Ao colocar esses 7 passos em prática, será possível reduzir os custos do RH, engajar ainda mais seus funcionários e se manter competitivo no mercado.

Além disso, a HCM Consulting possui uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar. Conheça agora o serviço de Terceirização da Folha de pagamento  e deixe que especialistas cuidem desta parte para você.

Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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