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Saiba como reduzir as horas extras de seus colaboradores

Escrito por HCM

Medidas simples podem ser tomadas no gerenciamento das pessoas e dos processos a fim de evitar ou atuar na redução de horas extras. Isso permite manter a qualidade e a frequência da entrega dos trabalhos.

É importante ter uma gestão estratégica do tempo dos colaboradores para que eles e a empresa possam usufruir da melhor performance possível.

Maximizar os resultados da produtividade traz benefícios mútuos: ganha a empresa, que economiza com os pagamentos de hora extra e com outros custos para funcionar fora do horário do expediente, e o funcionário, que tem mais qualidade de vida.

Por isso, saiba mais sobre os problemas do excesso de horas extras e confira algumas dicas de como reduzir esse número na sua empresa.

Os problemas que o excesso de horas extras pode trazer para a empresa

Há vários problemas que o excesso de horas extras pode trazer para a empresa, vejamos alguns:

Burnout

O Burnout é uma condição de esgotamento que costuma ocorrer quando há excesso de trabalho. Uma das consequências dessa condição se dá em relação ao sono, quando a pessoa dorme mal ou simplesmente não consegue dormir. Além disso, problemas como gripes e dores de cabeça se tornam frequentes, o que a impede de ter uma vida normal.

Esse tipo de funcionário certamente não terá a mesma produtividade que outro com boas condições de saúde.

O excesso de horas extras pode levar o colaborador a esse estado, por isso, é preciso que a empresa comece a enxergar o excesso de trabalho como um fator que pode comprometer a produtividade de sua equipe.

Desatenção

De acordo com um estudo da Microsoft, na era digital, a atenção das pessoas tem sido cada vez menor, o que vai na contramão da lógica de empresas que investem em longos períodos para aumentar sua produtividade.

Quando o colaborador passa mais horas trabalhando do que o necessário, a tendência é que seu nível de atenção e concentração diminuam ainda mais, tornando mais lento o tempo de resposta a estímulos.

Para profissionais que trabalham com documentos, por exemplo, isso pode representar uma maior incidência de erros. Já para trabalhadores que atuam em atividades que envolvem materiais químicos, a ameaça está na própria saúde.

É preciso evitar esse tipo de problema, até para que eles não prejudiquem a empresa com processos trabalhistas ou coloquem outras pessoas em risco, nos casos de motoristas e outros profissionais como médicos.

Problemas de qualidade de vida

Tem sido cada vez mais comum ver grandes empresas investindo em Qualidade de Vida no Trabalho (QVT) como solução para seus problemas de produtividade.

O motivo disso é que a velha lógica que atrelava produtividade a excesso de trabalho já se mostra uma falácia. Estima-se que apenas 39% do tempo que as pessoas passam no trabalho é produtivo. Sendo assim, a grande solução encontrada por grandes empresas tem sido se concentrar nesse tempo em que realmente as atividades se desenvolvem e otimizá-lo.

Do contrário, as empresas tendem a levar seus colaboradores a problemas que surgem em decorrência de rotinas exaustivas e improdutivas, como o estresse, aumento de pressão cardíaca e até mesmo dores musculares, o que pode comprometer a vida da pessoa até mesmo em momentos em que ela não se encontra na empresa.

Aumento da taxa de turnover

Dos problemas citados no tópico anterior, talvez o menos grave para a pessoa seja o pedido de demissão. Em muitos casos a situação chega a um ponto tão extremo com o excesso de horas trabalhadas, que a saída da corporação passa a ser a decisão mais vantajosa pensando na qualidade de vida.

Entretanto, para a empresa, isso pode representar um problema sério, pois se a taxa de turnover for elevada, isso representará problemas como o aumento de gastos com novas contratações, treinamentos e, principalmente, demissões.

Sempre que um novo colaborador chega à companhia, é preciso tempo para que ele conheça o funcionamento da empresa e assimile todas as suas obrigações adequadamente. Além disso, todo o desgaste com a saída de um profissional insatisfeito pode gerar prejuízos como problemas de desempenho e até de relacionamento interpessoal. Por isso, é preciso ter cuidado com o excesso de horas extras.

Consequências legais

Por lei, o colaborador pode fazer no máximo 2 horas extras diárias e 10 por semana, exceto em casos especiais. Sendo assim, quando esse limite é desrespeitado, sua empresa se coloca numa situação em que poderá ter que arcar com ações trabalhistas.

O Ministério do Trabalho recebe diariamente inúmeras reclamações de trabalhadores contra os excessos cometidos pelas empresas em que trabalham. Por isso, é preciso contar com recursos que permitam a diminuição das horas extras de modo que dentro da companhia os limites da lei sejam respeitados.

Com a devida organização e planejamento, essa mudança pode ser feita de maneira racional, garantindo a produtividade da equipe e a segurança da empresa.

Monitore as horas extras dos colaboradores

O primeiro passo é usar métodos para controlar de maneira precisa a hora extra na sua empresa. Hoje, as companhias já contam com o cartão de ponto ou o ponto biométrico. Essas ferramentas possibilitam um maior rigor em relação aos horários dos colaboradores, o que facilita, inclusive, a comprovação de que a empresa está pagando corretamente o tempo extra trabalhado, em casos extremos de ações trabalhistas.

É uma métrica precisa, e que permite maior facilidade no acompanhamento da frequência e do número de horas extras por mês de cada funcionário, além de permitir aos responsáveis atuarem diante dos excessos que podem começar a aparecer, por meio de estratégias para melhorar o desempenho da equipe, concentrando suas atividades no período contratual da jornada de trabalho.

Adote o sistema de banco de horas

Uma solução objetiva adotada por muitas empresas é a utilização do banco de horas. Nele, os colaboradores que excedem a jornada de trabalho registram os horários e podem, por exemplo, tirar essas horas em folgas combinadas com a empresa, aumentar as férias e emendar feriados, por exemplo.

Vale ressaltar, entretanto, que a compensação das horas extras precisa estar em conformidade com a legislação trabalhista vigente e com o acordo coletivo de cada sindicato.

O empregado não é obrigado a aceitar as horas extras, a não ser em situações de manifesto prejuízo, que ocorrem quando o funcionário simplesmente deixa de trabalhar imediatamente após o término de sua jornada, comprometendo a produtividade da companhia, ou seja, diante de uma situação de exceção.

Reduza tarefas burocráticas

Reavalie os processos dentro da empresa. Mesmo que uma ação sempre seja feita de determinada forma, isso não significa que ela não possa mudar, e para melhor. Faça uma reunião com os colaboradores e peça sugestões para a melhoria dos processos.

Esteja aberto a mudanças e acompanhe se os resultados serão eficientes e satisfatórios. Esse talvez seja o melhor caminho. Envolvendo sua equipe na tomada de decisões que dizem respeito às práticas internas, você tem como encontrar alternativas que agradem a todos para alcançar os objetivos que a empresa precisa.

Mas tome cuidado com o número alto de reuniões e a perda de tempo dentro delas. Concentre-se em identificar os excessos cometidos na produção e em encontrar meios para reduzi-los.

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Use a tecnologia para agilizar processos

Tarefas manuais consomem grande tempo e energia dos colaboradores. Em tempos modernos, isso pode ser amenizado. Avalie o que pode ser informatizado nos diferentes departamentos da organização, assim, os processos ganharão mais agilidade e os esforços dos funcionários estarão concentrados na qualidade e eficiência do processo, e não somente na execução.

A tecnologia é uma grande aliada e pode simplificar e padronizar tarefas, economizando tempo e auxiliando na gestão de pessoas. É importante destacar que a implementação da tecnologia no ambiente de trabalho gera investimentos e custos em um primeiro momento. No entanto, a médio e longo prazo, otimiza processos, tornando-os mais rentáveis e proveitosos.

Pense sempre sob a lógica do investimento como algo que pode ser recuperado futuramente e que trará benefícios para a sua organização.

Redistribua o trabalho

Uma possibilidade interessante quando a empresa abusa das horas extras é começar a fazer um rodízio entre as tarefas de cada setor, sempre que as atividades permitirem essa troca.

Assim, você vai identificar se o problema está no volume de trabalho ou na forma como o colaborador conduz o serviço. Caso a segunda opção seja o problema, você terá como tomar decisões mais precisas, seja na substituição do profissional responsável pela atividade, seja no aperfeiçoamento de suas habilidades e competências, a partir de ações que envolvam treinamento e capacitação.

Além disso, o rodízio permite que mais pessoas do setor conheçam os procedimentos, garantindo, assim, maior fluidez na rotina em casos de férias, afastamento ou desligamento de funcionários.

Invista em treinamento e capacitação

É bom lembrar que existe sempre a possibilidade de o excesso de horas extras ser fruto do despreparo do profissional.

Sendo assim, os treinamentos são muito importantes para a redução de despesas. Colaboradores bem treinados dão retorno positivo para a organização para a qual trabalham, o que pode ser percebido na satisfação dos clientes e no faturamento em si.

Por isso, invista em workshops, palestras, seminários, cursos e afins para garantir a necessária atualização e o devido entendimento em relação aos processos exigidos pela empresa.

Ao optar por treinamentos constantes dos colaboradores, a empresa evita também aborrecimentos e custos emergenciais em casos de férias ou dispensas médicas.

Avalie aumentar a equipe com estagiários

Se a terceirização dos serviços não for a melhor solução para a sua empresa, avalie contratar estagiários para ajudar nas tarefas mais simples, mas que consomem tempo de uma mão de obra mais qualificada, para que esta possa se concentrar em algo mais significativo para a sua empresa.

É importante que você aproveite os quadros mais capacitados dentro da companhia de modo que eles atuem de maneira precisa em suas respectivas áreas. Isso garante produtividade e evita horas extras.

Sendo assim, trabalhar com estagiários, pode permitir essa concentração de atividades por parte dos profissionais mais qualificados, sendo uma boa alternativa para otimizar os processos e, ainda, dar a oportunidades a novos colaboradores dentro da empresa.

Fique atento às pausas para o café e ao uso das redes sociais no horário de expediente

As pausas são fisiologicamente necessárias, portanto, jamais atue para retirá-las dos colaboradores. Entretanto, a pausa para o café continua sendo um grande tomador de tempo, assim como a pausa para fumar.

O corpo humano pede uma pausa diante de tantas horas de trabalho, mas se o café exceder 20 minutos, ligações telefônicas para assuntos particulares forem constantes e mesmo o uso das redes sociais no trabalho estiver extrapolando o aceitável, uma boa conversa particular com o funcionário ou com a equipe, deve ser feita para ajustar os horários e alinhar as tarefas diárias.

O objetivo é maximizar o tempo durante o expediente normal, mas sempre de maneira racional.

Crie metas para reduzir as horas extras

Caso sua equipe seja comprometida, mas está cansada e desmotivada (o que é normal, pois sair depois do horário com frequência mexe mesmo com o organismo e com a vida particular das pessoas), crie metas para envolver todos no desafio de eliminar as horas extras.

Como incentivo, crie premiações individuais e em equipe. Exemplo: se em 6 meses as horas extras forem reduzidas em 60%, o time ganha um happy hour. Pode ser mais vantajoso do que os encargos trabalhistas, e você ainda integra toda a equipe, contribuindo para um clima organizacional mais favorável e para a motivação dos colaboradores.

Avalie trocar o quadro de funcionários

É uma decisão extrema, mas se você chegar à conclusão de que o problema está na maneira como os funcionários gerenciam o tempo no trabalho, ou se as conversas e esforços da empresa para otimizar as funções não tiverem retorno, substitua o(s) colaborador(es).

Tente aproveitar talentos internos para a vaga e, se não encontrar o perfil desejado, fique sempre atento aos profissionais disponíveis no mercado.

Terceirize alguns serviços

A terceirização de determinados serviços dentro da empresa pode trazer como vantagem a redução das horas extras. Além de economizar com os encargos sociais e trabalhistas, fica sob responsabilidade da contratada o gerenciamento dos esforços para extinguir as horas extras.

É bom lembrar que até março de 2017, as empresas somente podiam terceirizar serviços que não incluíssem a atividade-fim da organização, como serviços de limpeza, por exemplo. Entretanto, com a lei 13.429/2017, referente ao trabalho temporário e terceirização, as empresas já podem fazer a terceirização plena, incluindo a atividade-fim da companhia.

Considere essa possibilidade para evitar o desgaste da equipe e manter a produtividade.

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Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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