Gestão de Pessoas

5 motivos para optar pela terceirização de folha de pagamento

Escrito por HCM

Focar na atividade-fim do negócio é o que garante o sucesso e o lucro da organização. Por isso, atualmente, um número cada vez maior de empresas que se preocupam com o aumento de seus rendimentos opta pela terceirização de diversos serviços, incluindo rotinas de departamento pessoal e recursos humanos, como a folha de pagamento.

Mas o que é a terceirização da folha de pagamento e por que ela pode ser importante para minha empresa? Quer saber mais? Continue lendo!

O que é a terceirização da folha de pagamento?

O processamento mensal da folha de pagamento é uma rotina complexa e que exige grande esforço de mão de obra, devido à complexidade da legislação trabalhista brasileira, que é uma das mais minuciosas e detalhistas do mundo.

Por isso, os especialistas que trabalham na área têm de estar aptos a executar as tarefas de forma simples e se colocar à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas de colaboradores, dos mais diversos níveis hierárquicos da empresa. Dada essa complexidade, a solução encontrada, por muitas empresas, tem sido optar pelo serviço terceirizado.

A terceirização de folha de pagamento evita muitas questões internas relacionadas a erro de cálculos, e é também usada como estratégia por empresas de todo o mundo para a maximização dos seus recursos.

Com ela, organizações dos mais diversos segmentos têm mais tempo para se dedicar exclusivamente ao seu verdadeiro negócio e, ainda, reduzir custos.

E por que devo terceirizar a folha de pagamento?

Embora algumas organizações possam optar por lidar com a folha de pagamento internamente, há uma série de benefícios para você e sua empresa se você decidir terceirizar a folha de pagamento com o apoio de um fornecedor experiente e respeitável.

Confira abaixo 5 motivos para optar pela terceirização de folha de pagamento na sua empresa:

1. A terceirização da folha de pagamento economiza tempo

Um dos principais desafios para os processadores internos de folha de pagamento é simplesmente a quantidade de tempo necessária para completar o trabalho e a incapacidade de encontrar um caminho rápido para a eficiência.

Se você lida com sua folha de pagamento internamente, você sabe que exige muito tempo e atenção aos detalhes. Essa demanda em seu tempo aumenta à medida que sua equipe cresce.

Cada período de pagamento torna-se uma série de cheques e balanços para garantir que nenhum erro seja feito ao manusear uma quantidade considerável de dados que variam de um empregado para outro.

Esse é o tempo retirado das tarefas principais que o ajudam a gerenciar e desenvolver o seu negócio. Quando você terceiriza a sua folha de pagamento, você liberta imediatamente todo esse tempo.

Você pode dedicar esse tempo livre para refinar as estratégias de vendas e marketing e melhorar a eficiência do fluxo de trabalho. A incapacidade de renunciar ao controle e a falta de delegar tarefas para gerenciar melhor o seu tempo é um hábito de negócios ruim que você precisa largar.

2. Os custos indiretos são reduzidos

Como gerente de RH, seu tempo tem um valor em reais que está vinculado à receita que você gera das tarefas que você lida em qualquer momento. Em outras palavras, o tempo que você pode economizar a cada dia é dinheiro ganho para a empresa.

Com isso em mente, pense em todo o tempo que gastou e continua gastando nessas tarefas de folha de pagamento em cada período de pagamento:

  • Calcular horários de funcionários, deduções, tempo limite pago, licença por doença e impostos;

  • Imprimir, assinar e distribuir salários ou talões aos funcionários;

  • Processar pagamentos de depósitos diretos ou pagamentos eletrônicos;

  • Gerar relatórios de folha de pagamento;

  • Preparar e enviar impostos de folha de pagamento locais, estaduais e federais.

Se você olhar para o tempo total que você gasta na folha de pagamento em cada período de pagamento em comparação com os custos de terceirização, você verá uma grande economia de custos quando tirar essas tarefas das suas costas.

3. Mais segurança de dados

Há uma quantidade razoável de risco que vem com a folha de pagamento interna. A porta está aberta para o roubo de identidade; os registros de funcionários podem ser vistos por aqueles que lidam com a folha de pagamento; os funcionários podem manipular registros para ganhos pessoais, e também há risco de desfalque.

Além desses riscos, você precisará considerar a segurança de seu software de RH. Embora o próprio software possa ser relativamente seguro, você pode abrigar seus dados em um servidor ou rede com falhas de segurança que podem deixá-lo aberto ao roubo de dados.

Comparativamente, a terceirização de sua folha de pagamento, geralmente, significa que seus dados são armazenados em servidores altamente seguros que usam tecnologia de criptografia de ponta, além de backups de dados redundantes.

Se você quer esse mesmo nível de segurança no local, você precisará gastar uma quantidade significativa de capital para criar uma rede segura. Os serviços de folha de pagamento baseados em nuvem não cobram extra por esse tipo de segurança, pois esta abordagem de última geração para armazenar e proteger dados é simplesmente uma parte padrão do serviço.

4. Garantia de conformidade com as leis

Mencionamos os custos potenciais dos erros de folha de pagamento, que são uma possibilidade muito real e você, como gerente de RH, é legalmente responsável por quaisquer casos de falsas declarações ou falhas em arquivar com precisão as agências federais e estaduais.

Mesmo um único erro pode deixá-lo aberto a auditorias e penalidades dispendiosas. Como os regulamentos mudam constantemente, muitas vezes, ao longo do ano, é improvável que você possa permanecer em cima de todas essas mudanças ao mesmo tempo que busca formas de melhorar a gestão de RH.

Empresas de folha de pagamento compreendem a legislação tributária. É seu negócio manter-se em dia com as regras, regulamentos e mudanças desse documento. Eles garantem precisão e conformidade. Se houver erros, eles farão correções ao lidar com a responsabilidade de quaisquer problemas que possam vir a acontecer.

5. Acesso a uma variedade de serviços

Mesmo um contador experiente tem um conjunto de habilidades limitado. Com os serviços de folha de pagamento terceirizados, você normalmente obtém uma variedade de serviços e o benefício de uma organização inteira.

Além do cálculo padrão da folha de pagamento e do imposto, algumas plataformas oferecem serviços adicionais de valor agregado, como geração de contrato, serviços contratados, conformidade com o direito do trabalho, acesso a benefícios para a saúde, pagamentos de compensação dos trabalhadores e serviços de contabilidade.

Identifique os serviços mais relevantes as suas necessidades e encontre um provedor que ofereça esses serviços, ou um que permita personalizar um plano com base nas suas necessidades específicas.

Quais cuidados deve-se tomar na terceirização de folha de pagamento?

Agora que você já conhece os motivos para optar pela terceirização de folha de pagamento na sua empresa, fique atento aos cuidados a serem tomados na contratação desse serviço.

Busque referências do prestador de serviços

No momento de contratar o prestador de serviços, o empresário deve buscar referências e ficar alerta para escolher uma terceirizada que efetivamente tenha condições técnicas e morais de trabalhar em parceria com a sua empresa.

Além desses aspectos, é importante se certificar de que a empresa poderá atender ao que concerne às legislações trabalhistas, tributárias e fiscais, para que a contratante não tenha problemas no futuro.

Confira os comprovantes de pagamentos

Todos os recibos de pagamentos das obrigações trabalhistas, da previdência, fiscais e referentes aos encargos de responsabilidade do terceirizado devem ser exigidos e, frequentemente, apresentados à empresa contratante para averiguação.

Acompanhe os processos

O contratante poderá exigir da contratada que preste serviços com qualidade e nos prazos definidos em contrato. Poderá também zelar pela execução dos trabalhos, mas qualquer cobrança ou exigência deve ser realizada diretamente ao responsável pela empresa contratada.

Confira a atividade-fim da terceirizada

A organização a ser contratada deve ser especialista no tipo de serviço proposto, o que pode ser comprovado perante a apresentação do responsável técnico e da atividade-fim da terceirizada, constante no contrato social da contratada.

Dependendo do tipo de serviço a ser realizado, cuja remuneração seja significativa, é importante que a contratada comprove ao contratante o seu vigor financeiro, ou seja, a sua sustentabilidade econômica. Assim, você terá um processo de terceirização de folha de pagamento mais seguro e eficiente.

Quais processos podem ser terceirizados na folha de pagamento?

Nas rotinas mensais, podemos destacar a apuração e o processamento da folha de pagamento, adiantamentos salariais, admissões, rescisões de contrato com assistência nos sindicatos ou no Ministério do Trabalho e Emprego para homologações, relação de documentos e outros subsídios legais.

Também pode ser terceirizado o cálculo de férias individuais e coletivas, assim como emissão de documentos, guias, contracheques e encargos trabalhistas.

A emissão de variadas guias de recolhimento, como DARF, GPS, GRFC, levantamento de informações e arquivos eletrônicos operacionais e legais, como pagamentos de salários, pensão alimentícia, SEFIP e CAGED.

Nas rotinas anuais, podem ser terceirizadas a elaboração e processamento da folha de pagamento para 13º salário, assim como processamento e entrega dos relatórios, RAIS, DIRF e informes de rendimentos.

Como você pode constatar, terceirizar a folha de pagamento traz benefícios financeiros e operacionais, profissionaliza o processo e gera mais qualidade interna. 

A HCM Consulting possui uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar. Conheça agora o nosso serviço de Terceirização da Folha de pagamento  e garanta, também, a entrega dos dados para o eSocial de forma correta.

 

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Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

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