Gestão de Pessoas

Passo a passo: saiba como o RH pode otimizar a gestão de pessoas

Escrito por HCM

O sucesso de uma empresa depende de muitas variáveis. Uma gestão de pessoas eficaz, que busca otimizar a qualidade e o comprometimento da sua equipe de trabalho é, sem dúvida, a principal delas.

Contar com colaboradores engajados e comprometidos em desempenhar as suas funções da melhor maneira possível é fundamental para que a corporação alcance suas metas e consiga continuar crescendo, mesmo com as crises e a instabilidade da economia.

Para atingir esse objetivo, é preciso que todos os setores da empresa colaborem, sobretudo o de Recursos Humanos. Responsável por gerenciar o ativo mais importante da organização — seus colaboradores —, ao RH cabe fazer a intermediação entre os comandos do líder e a execução das atividades.

Ao departamento de pessoal cabe definir estratégias para manter a equipe motivada e produtiva, dedicada e parceira do empreendedor na busca pelo sucesso. Neste post indicaremos o passo a passo para que o seu RH otimize a gestão de pessoas e promova engajamento e eficiência na execução dos trabalhos.

Confira!

1. Na gestão de pessoas, busque por melhorias sempre

Gerir pessoas nem sempre é uma tarefa simples. É preciso jogo de cintura e a definição de estratégias bem delineadas para tornar uma equipe motivada e comprometida com o sucesso da organização onde trabalha.

Além disso, ser uma referência e obter destaque diante da concorrência é uma tarefa complexa, que exige da empresa e de seus funcionários proatividade e constante motivação na busca por melhorias contínuas.

Não basta realizar um bom serviço ou fornecer um bom produto, é preciso o esforço diário de superar limites e vencer barreiras para oferecer ao mercado o melhor, com soluções realmente diferenciadas e úteis.

Para tanto, o líder precisa contar com uma equipe eficiente e determinada a dar o seu máximo em prol do atingimento dos objetivos organizacionais — e o RH tem papel de destaque nessa função.

Foi-se o tempo em que o setor de pessoal se encarregava apenas dos processos burocráticos. Atualmente, com o dinamismo da economia, cabe ao departamento de pessoal condutas cada vez mais estratégicas e assertivas, tendentes à condução dos trabalhadores à alta performance, a um nível de desempenho cada vez mais elevado.

Assim, para otimizar o seu trabalho, o RH pode, por exemplo, buscar a integração com os demais setores empresariais, participando ativamente da definição das metas do negócio. Além disso, fazer uso de uma comunicação interna efetiva também pode ser uma excelente maneira de melhorar a gestão de pessoas na empresa, alinhando o perfil e necessidades das equipes de trabalho aos objetivos da organização.

2. Dê feedback aos funcionários

Conduzir os trabalhadores a uma performance de excelência depende da adoção conjunta de algumas medidas — e o feedback é uma delas. É preciso oferecer aos colaboradores um panorama sobre o seu desempenho e sobre o grau de acerto das condutas por eles realizadas.

Assim, os trabalhadores poderão desempenhar suas funções com confiança de estar no caminho certo e de contribuir efetivamente para o alcance das metas empresariais. Contudo, se ao contrário, o desempenho não estiver sendo satisfatório, o feedback do gestor auxiliará o trabalhador a enxergar os erros de suas ações e a procurar os melhores caminhos para solucioná-los.

Ter conhecimento dos resultados que produz e saber o que pode ser melhorado no desempenho das suas funções, além de proporcionar ganho em eficiência na realização das tarefas diárias, também serve para motivar a equipe a querer superar as expectativas do líder.

Seja para elogiar ou mesmo para corrigir os trabalhadores, o certo é que o feedback é essencial para definir o rumo que as atividades tomarão: quais as condutas devem ser mantidas e quais necessitam de aperfeiçoamento — tudo visando a atingir as metas fixadas.

Por isso, o feedback é mais uma ferramenta do RH para otimizar a gestão de pessoas dentro da empresa e conduzir os trabalhos dos colaboradores de forma cada vez mais assertiva e eficaz, buscando sempre o aperfeiçoamento das atividades — seja por meio da correção dos equívocos, seja através do aprimoramento das técnicas.

Bem, que o feedback é essencial para o redirecionamento de condutas ou fomento dos acertos, já ficou claro. Mas como fazer isso na prática? Qual a melhor forma de realizar a avaliação dos seus funcionários? Veja essas dicas!

2.1 Comece evidenciando os pontos positivos

Ao avaliar os seus funcionários é importante tomar alguns cuidados com a forma de falar sobre os equívocos nas ações empreendidas para que o alerta não soe como crítica e comprometa a autoconfiança e a visão que o colaborador tem de si mesmo e do seu trabalho.

Dessa forma, antes de abordar os pontos que precisam ser melhorados, o gestor pode começar evidenciando os pontos fortes do trabalho, o que o colaborador tem feito de positivo e que merece elogios.

Com isso, o processo se tornará mais leve e eficaz, e o funcionário verá que o líder também sabe reconhecer os seus méritos. Assim, ele entenderá que as eventuais críticas visam ao aperfeiçoamento das suas atividades e ao ganho de todos, tanto empresa quanto colaboradores.

2.2  Evite fazer juízos de valor sobre a conduta do colaborador

Apesar de ser um procedimento comum e essencial para o alinhamento das ações dos trabalhadores aos objetivos e metas da organização, a avaliação dos funcionários não deixa de ser um processo sensível, no qual é preciso que o líder abuse da empatia e da cordialidade para tratar de um assunto delicado: os resultados apresentados pela equipe.

Assim, na hora do feedback é importante evitar fazer juízos de valor acerca das condutas praticadas pelo colaborador. O avaliador deve ater-se apenas aos fatos, sem associá-los a adjetivos pejorativos. Ele deve também propor as mudanças necessárias para realinhar o perfil do funcionário àquele buscado pela organização.

2.3 Escolha um local adequado

Como dito, a avaliação de funcionários é um procedimento delicado, em que serão expostos os acertos e erros das condutas adotadas por eles na empresa. Por isso, para assegurar a efetividade e a tranquilidade do processo é preciso que ele seja realizado em um local que garanta privacidade e que deixe o colaborador à vontade para expor seus pontos de vista.

Não custa lembrar que o pátio da empresa, o refeitório ou eventos empresariais não são locais adequados para abordar esse tipo de assunto, pois corre-se o risco de constranger os colaboradores e fazer com que eles não prestem a devida atenção aos problemas alertados.

2.4 Seja claro e específico

O feedback tem o propósito de avaliar a atuação dos colaboradores em comparação a um padrão de comportamento esperado pela empresa. Por isso, para que a avaliação seja exitosa, é preciso que o líder seja específico nos seus apontamentos — quer se refiram às condutas positivas, quer se tratem de comportamentos malsucedidos.

Ao agir assim, o colaborador compreenderá melhor as orientações dadas e poderá refletir sobre o seu comportamento, enxergando com mais nitidez o que precisa ser aperfeiçoado e o que deve ser mantido. Além do mais, generalizações podem ser entendidas como simples críticas e comprometer a qualidade da relação de trabalho.

2.5 Estabeleça uma rotina de avaliações

Para assegurar a constante adequação dos trabalhos realizados àqueles necessários ao desenvolvimento e aprimoramento da organização, o ideal é que o líder não espere o surgimento de problemas para convocar uma reunião ou dar feedback à sua equipe.

O melhor é que as avaliações sejam uma rotina na empresa, não se destinando apenas a corrigir as falhas, mas, sobretudo, a apontar os méritos e reverenciar as boas iniciativas dentro da organização. Assim, os trabalhadores saberão se estão no caminho certo.

3. Saiba se impor como líder

Para atingir os fins visados pela organização, influenciar verdadeiramente os subordinados e extrair deles todo o seu potencial, é preciso mais que um simples talento para incentivar pessoas. É necessário possuir, também, qualificação e conhecimento na área de atuação. Ao líder não basta somente dizer o que fazer. É preciso mostrar como se faz.

Nisso se diferencia um verdadeiro líder de um simples chefe. Este último apenas dirige as atividades, se limitando — na maioria das vezes — a apontar falhas e a dizer o que deve ser feito na empresa. O líder, entretanto, é aquele sujeito capaz de motivar a sua equipe pelo exemplo de trabalho que pratica e pela conduta moral dentro da organização.

Ele atrai o respeito de todos sem precisar impor sua autoridade. O respeito é algo natural para os subordinados, que não temem a sua figura, mas reverenciam a sua forma de agir. Para otimizar a gestão de pessoas por meio da adoção de um modelo de liderança inspirador e bem-sucedido, aqui vão algumas dicas:

3.1 Qualifique-se

Para exercer uma liderança exitosa é necessário que o líder possua os devidos conhecimentos técnicos e tenha boas noções sobre as principais habilidades exigidas para o desempenho das funções dentro da empresa. O responsável por liderar uma equipe deve entender bem do assunto, dominar e conhecer os processos em profundidade, saber efetivamente como conduzir os trabalhos na organização.

É importante ressaltar que o líder não deve limitar-se tão somente a motivar os subordinados. Para ser respeitado pela equipe é essencial que ele também saiba executar com esmero as atividades que coordena. Assim, manter-se atualizado e antenado às principais inovações relacionadas ao seu trabalho é uma conduta indispensável ao líder que pretende ter sucesso no exercício de sua função.

3.2 Esteja atento ao perfil dos seus funcionários

Para coordenar pessoas e extrair de cada colaborador todo o seu potencial, é preciso que o líder tenha uma aflorada capacidade de observação.

Seja na entrevista de emprego, quando lhe cabe selecionar os candidatos mais preparados e sintonizados com o perfil e a cultura empresariais, seja no dia a dia da empresa, um bom líder deve estar atento aos principais desafios enfrentados pela sua equipe.

Somente assim ele conseguirá dar feedbacks coerentes e indicar o melhor caminho aos colaboradores para que estes logrem atingir os objetivos organizacionais.

3.3 Desenvolva a empatia

Um bom líder também deve conseguir desenvolver a capacidade de identificação com os seus subordinados, sabendo colocar-se no lugar deles para melhor compreender seus desafios, e, a partir daí, sugerir a adoção das melhores práticas no desempenho das atividades de cada um.

Enxergar as potencialidades e compreender os erros e fragilidades da equipe é uma conduta estratégica para otimizar a gestão de pessoas. Somente por meio da evidenciação das falhas é que se torna possível superá-las.

Além disso, os talentos também devem ser priorizados na hora de distribuir as funções dentro da empresa. O ideal é que cada colaborador tenha seu potencial de trabalho aproveitado ao máximo e ocupe cargos que se relacionem diretamente com as suas principais habilidades.

3.4 Pratique o diálogo

O êxito das atividades desenvolvidas em uma organização depende, em grande parte, da capacidade de diálogo entre os colaboradores — e, sobretudo, entre estes e seus líderes. Uma boa gestão de pessoas passa, necessariamente, pelo diálogo com os trabalhadores. É preciso ouvir as queixas deles e saber propor soluções eficazes para os problemas relatados.

O verdadeiro líder é aquele que exerce efetiva influência na organização, que tem o respeito e a consideração dos seus funcionários, e que consegue motivá-los a contribuir decisivamente para o empreendimento. Ele consegue isso por meio de uma postura acessível e dialógica, que aproxima as pessoas e transmite confiança a elas.

4. Crie as métricas

Para desenvolver uma boa estratégia na gestão de pessoas é preciso que sejam estabelecidas algumas métricas para quantificar as principais tendências, comportamentos e variáveis do setor de RH, de modo a medir e avaliar o desempenho das ações empreendidas e elevar a eficiência dos trabalhos.

Elas deverão fazer parte da linguagem operacional da organização, e devem dar suporte à tomada de decisões no negócio. Assim, para avaliar o êxito do RH podem ser definidos alguns parâmetros, tais como retenção de talentos, oportunidades de crescimento dentro da empresa, engajamento dos colaboradores, qualidade dos processos seletivos, etc.

O bom uso das métricas é essencial para demonstrar os resultados dos investimentos em gestão de pessoas. Contudo, existem alguns desafios na implantação das métricas, como a criação de fontes de dados confiáveis, a sistematização periódica dos dados e a utilização adequada desses dados para embasar as decisões gerenciais.

O fato é que para conseguir tornar o setor de pessoal uma área verdadeiramente estratégica, não se pode deixar de fazer uma análise aprofundada dos seus processos e dos resultados que as ações empreendidas geraram para a empresa.

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5. Escolha os KPIs adequados

KPI (Key Performance Indicators) ou indicadores de desempenho, por sua vez, são a chave para analisar a eficiência, eficácia e efetividade dos processos — e no setor de RH não é diferente.

Eles são conhecidos como indicadores de rendimento ou indicadores estratégicos, pois permitem a uma organização identificar os níveis de avanço, de progresso e chegar a conclusões sobre o acerto ou equívoco das ações empreendidas, afetando o comportamento organizacional.

Eles são importantes para estabelecer as bases para a definição de estratégias, a implementação de ações ou tomada de decisões relevantes. Por meio dos indicadores o RH pode definir o alcance esperado de suas ações, valorar os avanços obtidos com elas e verificar se os objetivos foram alcançados.

Para criar os KPIs adequados, o RH pode utilizar informações como número de funcionários, investimento em treinamento, investimento em admissão, faturamento da empresa, índice de rotatividade, absenteísmo, etc. Com esses dados podem ser definidos indicadores como lucro por funcionário, despesas com rescisão, investimento em qualificação dos colaboradores, tendo por base o faturamento da empresa, etc.

Quando os indicadores do RH passam a ser parte do planejamento estratégico de uma empresa eles passam a ser denominados Indicadores Chave de Desempenho (KPI), pois não são simples métricas de controle dos recursos humanos, mas indicadores do sucesso da organização como um todo.  

Indicadores bem definidos previnem mal entendidos, facilitam a comunicação e evitam discussões estéreis sobre se os objetivos foram ou não alcançados, e em que medida.

6. Saiba como motivar seus funcionários

Manter os funcionários constantemente motivados é um verdadeiro desafio para as organizações, principalmente em tempos de crise. Contudo, o RH deve estar atento a esta necessidade, pois a motivação no trabalho produz efeitos diretos no nível de produtividade de uma equipe e eleva o desempenho de toda a empresa.

Maior dedicação às suas funções, satisfação no trabalho, gratidão pela empresa e desejo de contribuir cada vez mais para o sucesso do empreendimento são apenas algumas consequências do maior engajamento dos colaboradores aos objetivos e metas empresariais.

Por isso, para melhorar o desempenho da organização no mercado e otimizar os seus processos, é preciso investir na melhoria da gestão de pessoas — afinal, os funcionários são o principal recurso de uma empresa e protagonizam todas as suas atividades.

Assim, é preciso que o RH adote medidas para despertar nos colaboradores a motivação e o desejo de dar o seu melhor diariamente. Existem muitas formas de contribuir para a motivação dos colaboradores, mas três delas são fundamentais:

Estabeleça metas desafiadoras

O estabelecimento de metas audaciosas é uma boa estratégia para motivar os trabalhadores a dedicar-se ainda mais para que a empresa alcance os seus objetivos, principalmente se elas vierem acompanhadas da possibilidade de obter alguma premiação ou vantagem.

Contudo, é importante frisar que as metas têm que estar em sintonia com as possibilidades da equipe e da empresa. De nada adianta fixar objetivos grandiosos se não há tempo hábil para alcançá-los, ou se eles necessitariam de um maior número de pessoas trabalhando.

Por isso, as metas devem ser possíveis, factíveis. Objetivos muito difíceis, em vez de motivar, causam frustração nos colaboradores, trazendo a sensação de incapacidade. Usando da razoabilidade, as metas cumprirão sua função motivacional e integrarão a equipe na busca de um objetivo comum: o sucesso da empresa.

Recompense o esforço da equipe

Recompensar a dedicação e o sucesso alcançado pelos colaboradores é mais uma ótima estratégia para realizar a gestão de pessoas de forma assertiva e motivar os seus funcionários a contribuir cada vez mais para obter melhores resultados.

Ao reconhecer o esforço, além de mostrar que a empresa valoriza seus colaboradores, cria um círculo virtuoso de gratidão e lealdade à organização. Isso elevará o nível de satisfação no trabalho e ainda reduzirá o turnover empresarial.

Valorize os seus funcionários

Para conseguir manter o entusiasmo da equipe depois de anos de trabalho ou em períodos de crise, não basta oferecer um bom salário. É preciso que o líder demonstre aos trabalhadores que valoriza as suas atividades e reconhece a importância de suas funções para o sucesso da empresa.

Uma boa forma de fazer isso é dando a eles a oportunidade de participar ativamente do estabelecimento das metas empresariais ou da definição das estratégias do negócio. Dar voz aos trabalhadores elevará a autoestima deles e os motivará a querer contribuir ainda mais para o sucesso da organização.

7. Crie um programa de mentoria

Como já afirmado, a gestão de pessoas não é uma tarefa simplória e, a cada dia, os processos do RH vão se tornando ainda mais complexos. Hoje o departamento de pessoal não se limita mais a processos burocráticos, como o recrutamento e treinamento dos colaboradores.

Ao RH cumpre ser mais um setor estratégico dentro da empresa. Nesse processo, um programa de mentoria revela-se não apenas importante, mas verdadeiramente determinante para o sucesso empresarial. Contar com profissionais mais experientes para auxiliar no desenvolvimento e planejamento das estratégias empresariais será um grande diferencial competitivo.

Criar um programa de mentoria otimizará a gestão de pessoas, sobretudo quando se trata de reter e desenvolver os talentos da empresa, compreender a cultura organizacional e utilizá-la como mais uma ferramenta estratégica para desenvolver o negócio, fortalecer a relação entre líderes e subordinados e muito mais.

Contar com a experiência e expertise de profissionais que estão há mais tempo no mercado — ou que conhecem com mais profundidade dos assuntos empresariais — certamente elevará a qualidade dos trabalhos realizados na organização e melhorará significativamente os seus resultados.

8. Selecione os melhores profissionais para seu time

Para poder contar com os melhores profissionais na sua empresa, é importante saber identificá-los. Para isso, é indispensável ter um perfil bem delineado do profissional que procura, quais habilidades e características são essenciais para o desempenho da função oferecida, etc.

Além do mais, também é de suma importância que os colaboradores se alinhem ao perfil da empresa e à cultura organizacional. Aqui vale uma ressalva. Os melhores profissionais para o seu time não devem ser buscados apenas em processos seletivos. É preciso que o líder esteja em constante observação para identificar os talentos dos colaboradores e direcioná-los para áreas estratégicas, onde essas habilidades farão a diferença para a empresa.

Assim, antes de procurar fora da empresa, é preciso que o gestor olhe para o seu próprio quadro e promova aqueles trabalhadores que apresentaram desempenho diferenciado ou com talentos para funções mais relevantes. Essa postura, além de contribuir para o sentimento de justiça dentro da organização, motivará os colaboradores a se dedicar ainda mais ao trabalho.

Conclusão

Como vimos, otimizar a gestão de pessoas é uma ação estratégica para elevar o desempenho da empresa como um todo. Afinal, os colaboradores são o principal ativo de uma organização pois eles gerenciarão os demais recursos.

Investir no desenvolvimento e aperfeiçoamento de ações no setor de pessoal é, assim, investir no próprio crescimento empresarial, o que certamente trará ganhos para os colaboradores e para a empresa.

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Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

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