Gestão de Pessoas

Saiba como reduzir as horas extras de seus colaboradores

reduzir as horas extras
Escrito por HCM

Medidas simples podem ser tomadas no gerenciamento das pessoas e dos processos a fim de evitar ou reduzir as horas extras e manter a qualidade e a frequência da entrega dos trabalhos. É importante ter uma gestão estratégica do tempo dos colaboradores para que eles e a empresa possam usufruir da melhor performance.

Maximizar os resultados da produtividade dos trabalhadores traz benefícios mútuos: ganha a empresa, que economiza com hora extra e com outros custos para funcionar fora do horário do expediente, e o funcionário, que tem mais qualidade de vida para estar com a família e os amigos, por exemplo.

Confira 11 dicas de como reduzir o número de horas extras de seus funcionários:

1. Monitore as horas extras dos colaboradores

Hoje, as empresas já contam com o cartão de ponto ou o ponto biométrico. Essas ferramentas possibilitam um maior controle das horas extras dos colaboradores, o que facilita, inclusive, a comprovação de que a empresa está pagando corretamente as horas extras trabalhadas.

É uma métrica precisa, e você pode acompanhar mais facilmente a frequência e o número de horas extras por mês de cada funcionário.

2. Adote o sistema de banco de horas

Uma solução objetiva adotada por muitas empresas é a utilização do banco de horas. Nele, os colaboradores que excedem a jornada de trabalho registram os horários e podem, por exemplo, tirar essas horas em folgas em acordo com a empresa, aumentar as férias e emendar feriados, por exemplo.

Vale ressaltar, entretanto, que a compensação das horas extras precisa estar em conformidade com a legislação trabalhista vigente e com o acordo coletivo de cada sindicato.

guia legislação trabalhista

3. Reduza tarefas burocráticas

Reavalie os processos dentro da empresa. Mesmo que um processo sempre seja feito de uma forma, isso não significa que ele não possa mudar, e para melhor. Faça uma reunião com os colaboradores e peça sugestões para a melhoria dos processos.

Esteja aberto a mudanças e acompanhe se os resultados serão eficientes e satisfatórios.

4. Use a tecnologia para agilizar processos

Tarefas manuais consomem grande tempo e energia dos colaboradores. Avalie o que pode ser informatizado, assim, os processos ganharão mais agilidade e os esforços dos funcionários estarão concentrados na qualidade e eficiência do processo, e não somente na execução.

A tecnologia é uma grande aliada e pode simplificar e padronizar processos, economizando tempo dos gestores e auxiliando na gestão de pessoas. É importante destacar que a implementação da tecnologia no ambiente de trabalho gera investimentos e custos em um primeiro momento. No entanto, a médio e longo prazo, otimiza processos, tornando-os mais rentáveis e proveitosos.

5. Redistribua o trabalho

Faça um rodízio entre as tarefas do setor. Assim, você vai identificar se o problema está no volume de trabalho ou na forma como o colaborador conduz o serviço. Além disso, o rodízio permite que mais pessoas do setor conheçam os serviços, garantindo assim maior fluidez na rotina em caso de férias, afastamento ou desligamento de funcionários.

6. Invista em treinamento e capacitação

Os treinamentos são muito importantes para a redução de despesas de horas extras. Isso porque colaboradores bem treinados dão retorno positivo para a organização para a qual trabalham, sendo percebido pela satisfação dos clientes e pelo faturamento em si.

Ao optar por treinamentos constantes dos colaboradores, a empresa evita também aborrecimentos e custos emergenciais em casos de férias ou doenças.

7. Terceirize alguns serviços

A terceirização de determinados serviços dentro da empresa pode trazer como vantagem a redução das horas extras. Além de economizar com os encargos sociais e trabalhistas, fica a cargo da contratada gerenciar os esforços para extinguir as horas extras.

Os serviços que as empresas podem terceirizar não incluem a atividade-fim da organização, mas todo o restante pode ser terceirizado. Por exemplo, se você tem uma empresa de representação de material hospitalar, pode terceirizar a contabilidade, o setor de tecnologia da informação e o próprio setor de RH nas atividades de processamento da folha de pagamento, no processo de recrutamento e seleção, entre outros.

8. Avalie aumentar a equipe com estagiários

Se a terceirização dos serviços não for a melhor solução para a sua empresa, avalie contratar estagiários para ajudar nas tarefas mais simples, mas que consomem tempo de uma mão de obra mais qualificada, que poderia estar produzindo algo mais significativo para a sua empresa.

9. Fique atento às pausas para o café e ao uso das redes sociais no horário de expediente

A pausa para o café continua sendo um grande tomador de tempo, assim como a pausa para fumar. Claro que as pausas são fisiologicamente necessárias.

O corpo humano pede uma pausa diante de tantas horas de trabalho, mas se o café exceder 20 minutos, ligações telefônicas para assuntos particulares forem constantes e mesmo o uso das redes sociais no trabalho estiver extrapolando o aceitável, uma boa conversa particular com o funcionário ou com a equipe, deve ser feita para ajustar os horários e alinhar as tarefas diárias, com o objetivo de maximizar o tempo durante o expediente normal.

10. Crie metas para reduzir as horas extras

Caso sua equipe seja comprometida, mas está cansada e desmotivada (o que é normal, pois sair depois do horário com frequência mexe mesmo com o organismo e com a vida particular das pessoas), crie metas para envolver todos no desafio de eliminar as horas extras.

Como incentivo, crie premiações individuais e em equipe. Por exemplo: se em 6 meses as horas extras forem reduzidas em 60%, a equipe ganha um happy hour. Pode ser mais vantajoso do que os encargos trabalhistas e você ainda integra toda a equipe, contribuindo para um clima organizacional mais favorável e para a motivação dos colaboradores.

11. Avalie trocar o quadro de funcionários

É uma decisão extrema, mas se você chegar à conclusão de que a questão é como os funcionários gerenciam o tempo no trabalho, e mesmo com conversas e esforços da empresa para otimizar as funções não houver retorno, substitua o(s) colaborador(es). Tente aproveitar talentos internos para a vaga e, se não encontrar o perfil desejado, fique sempre atento aos profissionais disponíveis no mercado.

O Grupo HCM possui uma equipe altamente capacitada e com experiência de mercado que você pode contar. Conheça agora o serviço de Terceirização da Folha de pagamento  e deixe que especialistas cuidem desta parte para você. 

terceirização folha de pagamento

Sobre o autor

HCM

O Grupo HCM presta serviços atualmente em duas linhas de negócios: HCM Consulting e HCM Terceirização.

HCM Consulting: Serviço de consultoria, desenvolvimento, capacitação e desenho de processo no produto Totvs HCM – Linha Datasul. Além disso somos especialistas em eSocial tendo solução própria de Mensageria.

HCM Terceirização: Possuímos uma estrutura robusta para o processamento da folha de pagamento. Atendendo a todos os ERPs do mercado, garantimos o atendimento das obrigações legais e recolhimento dos tributos, incluindo principalmente as exigências do eSocial.

E vamos além, fornecemos uma completa tecnologia de acesso as informações através de ferramentas web que permitem que os gestores vejam os dados de sua equipe, como organograma, programação de férias, gestão do ponto, entre outros. O próprio colaborador tem acesso ao Envelope de Pagamento Digital, Informe de Rendimento, Solicitação de Férias e Banco de Horas.

Deixar comentário.

Share This